Op deze manier communiceert één organisatie met hun wijdverspreide personeel

Laatst bijgewerkt: 2021-02-028 minuten leestijd

Abonneer je op onze blog

Met 26.000 werknemers is Ambea de belangrijkste aanbieder van gezondheidszorg en sociale zorg in de Scandinavische landen. De meeste van hun werknemers hebben geen dagelijkse toegang tot een werkcomputer of intranet, wat de communicatie tot een uitdaging kan maken.

Zoals alle bedrijven met een wijdverspreid personeelsbestand, was het voor Ambea een uitdaging om snel hun volledige personeelsbestand te bereiken en elke werknemer het gevoel te geven deel uit te maken van hetzelfde team, totdat ze de juiste hulpmiddelen voor de klus hebben gevonden.

Filip Carlsson is de projectmanager van de communicatie- en marketingafdeling van Ambea. In zijn rol werkt hij veel samen met het HR-team rond employ

Naast het intranet gebruiken Filip en zijn collega's de communicatie-engine die is geïntegreerd in Ambea For Me - Ambea's maatwerk platform voor arbeidsvoorwaarden en totale beloning van Benify. De communicatiemiddelen maken het mogelijk om informatie via e-mail te versturen, een bericht te sturen dat medewerkers zien wanneer ze inloggen op het platform, en een pushmelding te sturen naar de smartphone van elke medewerker.er branding en communicatie om de best mogelijke werknemersbeleving bij Ambea te creëren.

Hieronder vertelt Filip Carlsson hoe Ambea het intranet en Benify's platform gebruikt als complementaire kanalen om ervoor te zorgen dat geen enkele werknemer waardevolle informatie mist.

 

Effectieve interne communicatie - Het belang van het gebruik van meerdere kanalenFilip-Carlsson-Ambea

"Voor ons bij Ambea betekent effectieve communicatie dat alle werknemers, ongeacht hun opleiding, waar in het land waar ze zich bevinden of in welk deel van de organisatie ze werken, toegang moeten hebben tot actuele informatie over wat er in het bedrijf gebeurt."

"Het intranet is de primaire bron voor interne communicatie bij Ambea. Veel van de werknemers van het bedrijf zijn echter niet elke dag achter een computer gestationeerd en hebben geen werktelefoon of e-mailadres", legt Filip Carlsson uit:

"We hebben meer communicatiekanalen nodig dan het intranet, omdat niet iedereen daar toegang heeft tot de inhoud. Het voordeel van de communicatiemiddelen van Benify is dat we onze medewerkers kunnen bereiken via hun eigen mobiele telefoon, in een platform dat ze gewend zijn te gebruiken om hun loonstrookjes te bekijken en benefits te bestellen"

"Ambea’s channel strategie voor interne communicatie betekent dat het intranet en Benify's communicatiemiddelen elkaar aanvullen", zegt Filip Carlsson:

"Het doel met het intranet is dat mensen alles moeten kunnen vinden wat ze nodig hebben. Wij publiceren updates over processen en regelgevende documenten, maar ook informatie van leveranciers, operationele informatie en nog veel meer. Het is misschien niet de leukste informatie of inhoud, maar het is wel belangrijk dat deze bestaat. Andere soorten content lopen echter het risico om te verdwijnen in deze shuffle. Met Ambea For Me kunnen we dingen selecteren die we willen laten opvallen om een cultuur op te bouwen en een gevoel van trots te creëren. Dat soort inhoud kan daar gedurende een langere periode blijven."

 

Extra communicatie-inspanningen

Voor Ambea heeft de uitbraak van het coronavirus in 2020, net als voor veel andere bedrijven, een nog grotere focus op communicatie gecreëerd. Vooral in de ouderenzorg hadden de medewerkers van het bedrijf een nog grotere verantwoordelijkheid om kwetsbare groepen te beschermen.

"De situatie met het coronavirus maakte het nog belangrijker dat we al onze medewerkers echt samenbrengen, zodat iedereen het gevoel heeft dat ze op de hoogte zijn en weten wat er aan de hand is. Op het intranet hebben we een hele sectie met informatie over de virusuitbraak gecreëerd, die we dagelijks bijwerken. Tegelijkertijd gebruikten we de communicatiemiddelen van Benify om met een 'simpelere' boodschap naar buiten te komen. Het is gemakkelijk om korte films te plaatsen in Ambea For Me, bijvoorbeeld over het belang van het goed wassen van je handen. Natuurlijk wisten onze medewerkers al eerder dat het belangrijk was, maar het is altijd goed om mensen eraan te herinneren", zegt Filip Carlsson.

Communicatie gaat echter niet alleen over routines en beschermende maatregelen:

"Onlangs hebben we een video gepost in Ambea For Me, waarin de buren van een van onze oudere bewoners onze medewerkers toejuichten. We hebben ook een dagelijkse activiteit voor mensen met cognitieve beperkingen, waarbij ze vizieren maken voor de medische zorg. Dit zijn goede voorbeelden die we intern willen benadrukken om een gevoel van trots en saamhorigheid te creëren."

Benify_portal_Ambea-DK

Videogroeten voor meer persoonlijk leiderschap

"Leiderschap is ook belangrijker geworden in tijden van onzekerheid. Met behulp van Benify's communicatiemiddelen kan de CEO van Ambea de werknemers op een meer persoonlijke manier bereiken", zegt Filip Carlsson:

"Misschien wel ons belangrijkste nieuwe communicatiemiddel is de wekelijkse videogroet van onze CEO, Fredrik Gren. We plaatsen het op het intranet en op Ambea For Me en sturen het als een push-notificatie naar de smartphones van de werknemers."

"In de video's geeft Fredrik een samenvatting van de week, legt uit hoe de situatie is geweest en wat ons te wachten staat. Hij besteedt altijd aandacht aan het goede werk dat wordt gedaan in de verschillende bedrijfsonderdelen. Dit wordt gewaardeerd en is belangrijk voor onze medewerkers. Het is als een persoonlijke noot aan onze medewerkers. Het doel is om elke werknemer het gevoel te geven dat hij of zij wordt opgemerkt en gezien, maar het geeft ook antwoorden op eventuele vragen over de beschikbaarheid van beschermende materialen en uitrusting."

 

Het kennen van uw doelgroep is van cruciaal belang

"Effectieve communicatie gaat over het verspreiden van de juiste boodschap aan de juiste persoon via het juiste kanaal. Om succesvol te zijn met deze interne communicatie is het cruciaal dat je het bedrijf en zijn medewerkers goed kent", legt Filip Carlsson uit.

"Als communicator of HR-specialist zit je misschien op het hoofdkantoor waar veel mensen veel verschillende functies en rollen hebben die ver van de kernzaken liggen, wat in ons geval de zorg is. Als we met de werknemers kunnen praten en met onze visie en waarden als werkgever waarde kunnen toevoegen, dan moeten we natuurlijk hun omstandigheden en hun dagelijks leven kennen en begrijpen welke waarden ze zien en waarderen."

onboarding-1

Dus, wat is de beste manier om je doelgroep te leren kennen? Filip Carlsson zegt dat het, zonder twijfel, middels persoonlijke ontmoetingen is:

"Bij Ambea zijn we erg betrokken bij de activiteiten van het bedrijf. Ik denk dat de tijd hebben om met zowel de medewerkers, de verzorgers als de mensen om hen heen te praten om hun perspectief te krijgen, om deel te nemen aan de omgeving en de activiteiten die er zijn, het meest lonend zijn. Dit geeft ons vaak andere verhalen en invalshoeken dan waar we oorspronkelijk aan gedacht zouden hebben."

"Onze medewerkers zijn trots op hun werk, en ze hebben allemaal een verhaal te vertellen. Het is geweldig om deze verhalen te kunnen erkennen en te delen als positieve voorbeelden die anderen kunnen inspireren. Maar er zijn meer manieren om input te krijgen van verschillende delen van het bedrijf. Bij Ambea voeren we elke zes weken een medewerkersonderzoek uit om te peilen hoe het gaat. Het biedt ook de mogelijkheid om vragen te stellen en te ontdekken wat medewerkers waarderen aan hun werk, en waar ze meer van willen zien", besluit Filip. 


Download onze nieuwe whitepaper, An Employer’s Guide to Effective Communication ontdek de beste manieren om met je medewerkers te communiceren.

EMPLOYEE COMMUNICATION WHITEPAPER