Zo heeft deze HR-leider zich aangepast aan de pandemie

2020-11-02

Nieuwe werkroutines, werving op afstand en digitale koffiepauzes - de uitbraak van het coronavirus in 2020 heeft ons werkleven op verschillende manieren veranderd. Om erachter te komen hoe de veranderingen het werk van HR hebben beïnvloed, heeft Benify meer dan 900 HR-professionals ondervraagd. De resultaten zijn gebundeld in een fascinerend nieuw minirapport, Hoe HR is beïnvloed door de 2020 pandemie.


Marie-Siwersson-OresundskraftEen van de deelnemers aan het onderzoek was Marie Siwersson, HR-businesspartner die de afgelopen elf jaar heeft gewerkt bij het Zweedse energiebedrijf Öresundskraft in Helsingborg, gevestigd in de provincie Skåne in het zuiden van Zweden.

In deze post deelt Marie hoe haar werk bij Öresundskraft is beïnvloed. Bij deze organisatie konden sommige teams vanuit huis werken, terwijl andere teams gebruik maakten van beschermende schermen. Zo konden ze het risico op infectie vermijden en er tegelijkertijd voor zorgen dat essentiële functies konden blijven functioneren.

Dit gemeentebedrijf heeft ongeveer 400 werknemers die werkzaam zijn in verschillende werkgebieden. Veel werknemers werken in de elektriciteitsproductie, anderen werken in het veld om de klanten van dienst te zijn, terwijl anderen op het hoofdkantoor werken in de IT, financiën en business development. Natuurlijk heeft de coronapandemie elk van deze gebieden op een andere manier getroffen, wat betekent dat Marie en haar collega's hun maatregelen moesten aanpassen aan de unieke omstandigheden van elk gebied.

Voorbereid zijn op een crisis

"Als energiebedrijf hebben we een maatschappelijke functie. Om essentiële activiteiten tijdens de pandemie veilig te stellen, hebben we bepaalde groepen in quarantaine geplaatst. Tot medio september had geen enkele andere medewerker toegang tot de controlekamers waar die groepen werken", aldus Marie, die eraan toevoegt dat deze teams ook al voor de pandemie gewend waren om op een crisissituatie voorbereid te zijn:

"Wanneer er een grote storing is in de elektriciteit of de warmte centrale, werken ze totdat het is opgelost en roepen ze indien nodig extra mensen op. Het is een beetje een brandweermentaliteit; crisis is een onderdeel van het dagelijks leven."

Kantoormedewerkers in de gelegenheid gesteld om vanuit huis te werken

"Voor de kantoormedewerkers ging het erom het gebouw aan te passen en het daarnaast voor de medewerkers mogelijk te maken om thuis te werken. Voor degenen die familieleden hebben die tot een risicogroep behoren, of die zich specifiek zorgen maken over hun eigen gezondheid, heeft de mogelijkheid om vanuit huis te werken een gevoel van veiligheid gegeven".

Werken op afstand werd niet verplicht, maar was eerder een aanbeveling.

“Iedereen heeft natuurlijk andere omstandigheden. Degenen die niet wilden of niet konden werken vanuit huis bleven welkom om naar kantoor te komen. We hadden overal op kantoor ruim voldoende handontsmettingsmiddelen, en om het makkelijker te maken om afstand te houden, hebben we de bureaus uit elkaar gezet en elke tweede stoel in de lunchroom verwijderd".

Perfect getimede digitale transitie

In ons onderzoek zei 89% van de deelnemers dat hun medewerkers tijdens de pandemie thuis mochten werken. Natuurlijk is voor effectief werken op afstand de juiste apparatuur nodig. Voor Öresundskraft kon de timing niet beter zijn:

"We hebben al onze computers vervangen door laptops vlak voordat de pandemie toesloeg. We hebben echt geluk gehad. Als we dat niet hadden gedaan, hadden we problemen gehad met online vergaderingen en dergelijke, maar we konden ons nu meteen aanpassen.

Het feit dat zoveel medewerkers meteen zijn overgestapt op werken op afstand en digitaal vergaderen heeft volgens Marie positieve effecten gehad:

"Degenen die voorheen misschien nog niet digitaal ontwikkeld waren, hebben nu op een positieve manier kennis gemaakt met nieuwe manieren van werken. De sfeer is erg vergevingsgezind geweest en iedereen heeft elkaar geholpen. Mensen hebben voorgesteld om de camera aan te zetten en uit te leggen hoe het scherm te delen. Niemand hoefde het gevoel te krijgen dat ze niet goed overweg kunnen met de technologie. Het is allemaal heel goed gegaan."

hr-arbetet-2020Werving volgens plan verlopen met digitale onboarding

Uit ons onderzoek blijkt dat 41% van de werkgevers hun wervingsinspanningen hebben voortgezet zoals gepland. Eenzelfde percentage heeft de werving gedeeltelijk gepauzeerd of stopgezet, terwijl 12% de werving volledig heeft gepauzeerd of stopgezet. Öresundskraft zit in de eerste categorie:

"Onze werving is voortgezet zoals gepland, maar we hebben een aantal interviews online afgenomen via Teams. Onlangs hebben we ook een tool voor digitale onboarding geïmplementeerd. In eerste instantie waren we van plan om te wachten tot na de zomervakantie, maar gezien de huidige situatie hebben we ervoor gekozen om in juni te starten. Doordat het was toegestaan om naar het kantoor te komen, hebben we een aantal van de introducties persoonlijk kunnen doen en hebben de managers hun nieuwe medewerkers kunnen ontmoeten. Het was een beetje vreemd voor hen om niet al hun nieuwe collega's ter plaatse te kunnen ontmoeten, maar iedereen heeft zich aangepast aan de situatie, en het is heel goed gegaan".

Focus op de werknemersgezondheid en de uitdagingen van leidinggeven op afstand

Meer dan een derde van de deelnemers aan het onderzoek verklaart dat de pandemie veranderingen in hun strategische gezondheidswerk met zich mee heeft gebracht. Het belangrijkste aandachtsgebied is te voorkomen dat het risico op psychische aandoeningen toeneemt in het kielzog van de pandemie.

Bij Öresundskraft hebben Marie en haar collega's zich gerealiseerd dat leiderschap tijdens het werken op afstand zijn uitdagingen heeft:

"Wat we hebben gehoord is dat sommige medewerkers zich onvoldoende gezien voelden door hun managers of zich eenzaam voelden toen ze niet in staat waren om met hun collega's te overleggen. De psychosociale werkomgeving is dus niet altijd even goed geweest tijdens het werken op afstand. Achteraf gezien hadden we meer aandacht moeten besteden aan onze managers om hen te helpen met leiderschap op afstand. We kunnen dus van deze les leren."

Het staat al lang vast dat lichaamsbeweging ook gunstig is voor de geestelijke gezondheid. Bij Öresundskraft was op het juiste moment een wellness-uur ingevoerd voordat de pandemie uitbrak. Werknemers konden dan een uur lang trainen tijdens de betaalde werkuren.

"Het wellness-uur kreeg een geweldige respons. We hebben een tennisbaan op het terrein en enkele medewerkers hebben het initiatief genomen om elke tweede maandag samen te gaan joggen. Veel werknemers hebben er ook voor gekozen om buiten te vergaderen of om een lunchwandeling te maken als ze thuis werken.hr-arbetet-under-pandemin

Maar willen de werknemers terug naar het kantoor?


Als het gaat om werken op afstand nadat de meest kritieke fase van de pandemie voorbij is, is het niet helemaal zeker dat werkgevers en werknemers er hetzelfde over denken. Volgens een onderzoek dat werd uitgevoerd door business-to-business ratings en review bedrijf Clutch, zijn werknemers positiever dan managers over het werken vanuit huis.

In ons onderzoek, zegt iets minder dan 10% van de deelnemers dat ze hun medewerkers ook als het niet meer nodig is, dus als er geen besmettingsgevaar meer is, de onbeperkte mogelijkheid bieden om vanuit huis te werken.

Na de zomer is Öresundskraft begonnen om werknemers die van huis uit werken aan te moedigen om minstens een paar dagen per week terug te keren naar kantoor. Marie is van mening dat het in sommige gevallen een uitdaging kan zijn:

"Velen zijn vertrouwd geraakt met thuiswerken, het digitaal vergaderen en het vermijden van woon-werkverkeer. En de flexibiliteit die dit oplevert is zeer positief. We hebben de kwestie niet holistisch benaderd omdat we zoveel verschillende activiteiten hebben. Op dit moment is het aan onze managers om te beoordelen hoe het werkt in de verschillende gebieden. Met betrekking tot het werk is het bij de meeste mensen goed gegaan. Maar voor de teamgeest, denk ik dat het belangrijk is om elkaar ook fysiek te ontmoeten."


Wilt u meer resultaten zien van onze enquête onder meer dan 900 HR-medewerkers? Download ons mini-rapport Hoe HR is beïnvloed door de 2020 pandemie vandaag nog!

RAPPORT OVER HET HR WERK IN 2020

Abonneer je op onze blog