We kennen allemaal de uitdrukking ‘tijd is geld’. Business Wire publiceerde een artikel over de resultaten van een multinationaal onderzoek dat werd uitgevoerd door Unit4. Hieruit bleek dat kantoorwerkers gemiddeld 552 uur, wat gelijkstaat aan 69 werkdagen, per jaar besteden aan administratieve of repetitieve taken. Klinkt niet bepaald alsof tijd of geld optimaal worden gebruikt, toch?
Uiteraard zijn veel van die repetitieve taken wel erg belangrijk. De vraag is niet óf deze taken moeten worden uitgevoerd, maar hoe we onze tijd en middelen slimmer kunnen inzetten.
Met andere woorden: hoe kunnen we slimmer werken in plaats van harder?
Haal verloren tijd in
Uit Smartsheet’s Automation in the Workplace 2017 report bleek dat 69% van de 1.000 ondervraagde kenniswerkers aangaf, dat automatisering tot minder verspilde tijd op het werk zou leiden. 59% Gaf aan dat ze zes of meer uur per week zouden besparen als repetitieve taken geautomatiseerd zouden worden.
De American Payroll Association (APA) schat dat automatisering de salarisverwerkingskosten met wel 80% kan terugbrengen omdat er minder fouten worden gemaakt. Volgens hetzelfde Smartsheet-verslag gaf 66% van de deelnemers aan de enquête aan dat menselijke fouten een van de hoofdproblemen vormen die door automatisering kunnen worden verholpen.
Consistentie en nauwkeurigheid zijn uiteraard essentieel als je met gegevens en getallen werkt. In een Forbes-artikel getiteld How The Right Automation Road Map Helps Overcome Human Error wordt beschreven hoe automatisering basishandelingen uit handen neemt van de werknemer. Hierdoor kan deze zich richten op strategische initiatieven, (proces)ontwikkeling en andere meer kritieke taken.” 
Vind de juiste dingen op het juiste moment
Als je de efficiency wilt verhogen, moet je behalve taken automatiseren ook systemen integreren en informatie eenvoudig vindbaar maken. McKinsey meldde dat “medewerkers per dag 1,8 uur – gemiddeld 9,3 uur per week – kwijt zijn aan het zoeken en het verzamelen van informatie. Met andere woorden, wanneer een bedrijf 5 medewerkers in dienst neemt, gaan er daarvan maar 4 echt aan de slag; de vijfde is voortdurend op zoek naar antwoorden, maar levert geen echte bijdrage.”
Een algemeen probleem voor veel organisaties is dat werknemers veelal niet weten van het bestaan van bepaalde informatie en waar deze te vinden is. Het probleem is dus niet dat die informatie er niet is, maar dat medewerkers niet goed weten wat voor informatie beschikbaar is, of gewoon niet weten hoe of waar ze deze kunnen vinden. Het is vaak een kwestie van te veel informatie op te veel verschillende locaties.
In veel organisaties bevinden zowel medewerkersgegevens als bedrijfsinformatie, zoals beleidsdocumenten en handleidingen, zich verspreid over verschillende locaties, zoals een bedrijfsintranet dat alleen toegankelijk is voor medewerkers via hun pc en alleen tijdens werktijden. Wie wil dat belangrijke informatie daadwerkelijk wordt gelezen, moet ervoor zorgen dat deze gemakkelijk toegankelijk is en zich op één plek bevindt. Efficiency en productiviteit bereik je alleen als je beschikt over de juiste processen en systemen.
Gebruik de nieuwste tools
Het cloudgebaseerde HR-platform van Benify voor HR-professionals en werknemers kan worden geïntegreerd in andere bedrijfssystemen en bestaande salarissysemen. Het platform biedt organisaties een ‘one-stop-shop’-oplossing die zorgt voor een betere toegankelijkheid, aanzienlijk minder administratieve rompslomp, en automatisering van tijdrovende en repetitieve taken.
Er is aangetoond dat steeds meer jongere werknemers vaker gebruikmaken van persoonlijke werknemersplatforms – eerder dan van het bedrijfsintranet – om informatie over hun beloning en arbeidsvoorwaarden te zoeken, terwijl oudere werknemers nog steeds de voorkeur geven aan het intranet omdat ze dit zo gewend zijn. Je kunt je dus afvragen: heeft het intranet nog wel een toekomst? 
Werknemers verwachten tegenwoordig op hun werk net zo verbonden te zijn en hun behoeften net zo direct bevredigd zien als in hun privéleven. We gebruiken onze smartphone tegenwoordig immers voor van alles en nog wat: voor het boeken van vakanties en onze dagelijkse bankzaken, voor het bestellen van een taxi en om te winkelen. Alleen met de juiste tools bereik je generatie Z en maak je je bedrijf aantrekkelijk voor de toekomstige generatie. Generatie Z heeft immers nooit een wereld zonder mobiele technologie meegemaakt.
Benify’s platfom stelt medewerkers in staat om rechtstreeks vanaf hun smartphone, tablet of computer HR-gerelateerde informatie te bekijken, zoals salarisstroken, pensioengegevens en informatie over andere arbeidsvoorwaarden. Deze informatie is dan volledig afgestemd op de individuele situatie van die medewerker.
Of het nu gaat over automatisering, systeemintegratie of toegankelijkheid, één ding is duidelijk: als je een duurzaam personeelsbestand wilt opbouwen, speelt technologie een steeds belangrijkere rol, vooral nu generatie Z de arbeidsmarkt betreedt. Wil je meer weten? Download dan onze gratis whitepaper ‘Hoe implementeer je een duurzame personeelsstrategie op een datagestuurde manier?’
