De laatste tijd lees ik veel blogberichten en artikelen over hoe je je personeel ondersteunt in een periode van inflatie en stijgende kosten van levensonderhoud (ook Benify heeft zo’n artikel geschreven, en ik raad je van harte aan het te lezen). Een belangrijk onderwerp, want veel medewerkers hebben in deze moeilijke tijd dringend hulp nodig – ook van hun werkgever. Maar natuurlijk hebben diezelfde werkgevers ook te maken met hogere kosten – naast de krapte op de arbeidsmarkt. In dit artikel leg ik uit hoe je met een digital-first arbeidsvoorwaardenstrategie de huidige storm de baas blijft.
De achtergrond
Het zijn spannende tijden voor de hr-afdeling. Personeel aantrekken en behouden is nog nooit zo belangrijk geweest (ik geloof dat ik geen jaarverslag heb gezien waar dit niet als kritieke zakelijke doelstelling wordt genoemd). Drie jaar coronavirus heeft werknemers een sterke positie gegeven, en nu hebben we te maken met wereldwijde inflatie.
Dit heeft geleid tot een tricky situation. Enerzijds is er de uitdaging om een concurrerend beloningspakket aan te bieden (volgens McKinsey waren de total rewards tussen april ‘21 en april ‘22 voor werknemers de tweede belangrijke reden om hun werkgever te verlaten). Aan de andere kant wil je als bedrijf veilig door deze periode van hoge inflatie komen. Uit het verleden weten we dat toenemende inflatie rechtstreeks in verband staat met omzetgroei, terwijl bedrijven proberen tegemoet te komen aan de wensen van medewerkers die in de winkel zien dat hun salaris minder waard is geworden. En daarmee zien hr-medewerkers zich geconfronteerd met botsende prioriteiten.
Het perspectief
De looninflatie neemt toe, maar blijft achter bij de totale inflatie. In Q3 van 2022 zagen we in Nederland de grootste cao-loonstijging in jaren. Volgens Willis Towers Watson hebben Amerikaanse werkgevers met een voor 2023 gebudgetteerde salarisverhoging van 4,6% plannen voor de grootste verhoging in 15 jaar. Uit onderzoek van Gartner blijkt eveneens dat 63% van de seniormanagers in reactie op de hoge inflatie de beloning wil aanpassen.
Elders in de wereld zien we nog hogere inflatiecijfers, met corresponderende geplande verhogingen. Uit gegevens van de Argentijnse overheid uit november 2022 blijkt dat het algehele salarisniveau in september 78% procent hoger was dan het jaar ervoor. In december ‘22 verhoogde de Turkse regering voor de derde keer dat jaar het minimumloon, waarmee het tweemaal zo hoog werd als aan het begin van 2022. De noodzaak tot samenwerking tussen de hr- en financiële afdeling is ongekend groot.
Bewustzijn is belangrijk
Maar tellen werknemers hun zegeningen? Met andere woorden: weten je medewerkers precies waarvan ze allemaal gebruik kunnen maken? Het lijkt erop dat dit bewustzijn beperkt is. Het is dus nog nooit zo belangrijk geweest om werknemers goed te informeren over alles dat ze van hun werkgever krijgen.
De Compensation Gap Survey van Benify maakt duidelijk dat 8 van de 10 medewerkers hun total compensation onderschatten. Het blijkt dat medewerkers zich onbewust zijn van tot 33% van het geld dat de werkgever aan hen besteedt, met inbegrip van bonussen, verzekeringen, subsidies en pensioenen. Als je dan bedenkt dat arbeidsvoorwaarden voor elk bedrijf de hoogste kostenpost vormen, begrijp je al snel dat dit echt een probleem, en zeker in een tijd van inflatie. Zo maakt in India het basissalaris slechts 40-45% uit van de totale arbeidskosten, omdat veel bedrijven flink investeren in bijdragen aan pensioenfondsen en andere geoormerkte benefits voor werknemers. De oplossing? Digitale total reward statements.
In de afgelopen jaren zien we bij Benify een grote verandering in hoe we naar een Total Reward Statement (TRS) kijken en hoe het gebruikt kan worden. Onze klanten en hun medewerkers verwachten een meer dynamische ervaring, in plaats van een statisch arbeidsvoorwaardenoverzicht. Die wens maakt het mogelijk om van het TRS een continu communicatie-instrument te maken. Zo gebruiken Benify-klanten het TRS bij beoordelingsgesprekken of koppelen ze het aan een update van het aandelenplan.
Een TRS kan ook onderdeel uitmaken van het wervingsproces. We kennen allemaal de arbeidscontracten met algemene informatie over arbeidsvoorwaarden. Maar stel je eens voor dat je nieuwe werkgever een digitaal overzicht stuurt, met de daadwerkelijke geldbedragen die gekoppeld zijn aan je nieuwe rol, samen met gedetailleerde informatie over elke mogelijke benefit. Dat is een mooi begin van de werknemerservaring!
Benify onderzocht onlangs het financiële plaatje van 120 grote ondernemingen, waarbij we keken naar hun salarisinflatie na ingebruikname van Benify, in vergelijking met de index in hun sector. Bedrijven die werken met Benify blijken gemiddeld 0,68% minder salarisinflatie te hebben dan het gemiddelde percentage in de branche. Op het eerste gezicht lijkt dat misschien niet veel, maar voor een bedrijf met € 1 miljard aan salariskosten en 4,1% salarisinflatie, levert dat in het eerste jaar al een besparing van € 288.000 op. En als we naar een periode van drie jaar kijken, wordt de besparing € 910.000. En daarbij wordt geen rekening gehouden met de ROI die voortkomt uit gestroomlijnd(e) administratie en overzicht, toegenomen personeelsbehoud en werknemersbetrokkenheid, en gezonder personeel.
Meer focus, minder administratie
In een onderzoek van Deloitte geeft 79% van de financieel directeuren aan meer automatisering en digitale transformatie in de bedrijfsvoering op te willen nemen nu ze te maken hebben met hogere kosten en zorgen over de economie. Een goede ROI en een duidelijke business case zijn dus overtuigende argumenten. Ook de hr-afdeling moet reageren op allerlei ontwikkelingen. Premies zijn gestegen en de inflatie zorgt voor hogere kosten bij aanbieders van benefits. Tegelijk is de behoefte om medewerkers te ondersteunen met programma’s voor financieel welzijn groter dan ooit.
De hr-afdeling doet er verstandig aan zich af te vragen of het wel een goed idee is om zoveel tijd te besteden aan administratie. Is het handig dat het team elke maand bezig is met het handmatig opstellen van Total Rewards Statements, het beantwoorden van vragen van werknemers omdat de informatie niet goed online verkrijgbaar is, en het uitdraaien van deelname-overzichten – elke maand en voor elke markt? Of is het beter om ervoor te zorgen dat jullie arbeidsvoorwaardenaanbod maximale waarde levert en voldoet aan de behoeften en verwachtingen van je medewerkers?
De tijd is rijp om arbeidsvoorwaardenprogramma’s te digitaliseren, zodat teams zich kunnen richten op waardevolle, goed renderende projecten. Tegelijk voer je hiermee de kritieke zakelijke strategie door: automatisering van handmatige bedrijfsprocessen. Uit meerdere onderzoeken van Benify blijkt dat hr-teams en medewerkers per werknemer gemiddeld 3,5 uur besparen na ingebruikname van Benify. Met de instelling van een gepersonaliseerde, centrale benefits hub, worden processen geautomatiseerd, en wordt minder tijd besteed aan de zoektocht naar informatie over arbeidsvoorwaarden en het beantwoorden van vragen. Voor een bedrijf met 20.000 werknemers betekent dat een indrukwekkende hoeveelheid van 70.000 uur die op jaarbasis vrijgemaakt kan worden.
Data en analytics
Ik hoor van partners en lees in artikelen dat kostenbesparing inmiddels een hot topic is. Budgetitems worden meer dan ooit met argusogen bestudeerd. Ook in de toevoerketen is de druk groot en de noodzaak om de waarde van een investering aan te tonen, neemt toe.
Voor een gemiddeld bedrijf uit de Fortune 500 maken de gemiddelde arbeidskosten 50% tot 60% uit van de bedrijfsuitgaven. Volgens het U.S. Bureau of Labor Statistics zijn de kosten voor arbeidsvoorwaarden in de particuliere sector goed voor 29,6% van de gemiddelde kosten per medewerker. Bij elkaar betekent dit dat 14,8-17,8% van de totale bedrijfsuitgaven besteed wordt aan employee benefits. Bij dergelijke kostenposten is het in een tijd waar het wereldwijd economisch tegenzit, buitengewoon belangrijk om het meeste te halen uit die uitgaven.
Financieel dienstverlener AON geeft goed advies over hoe uitgaven maximaal kunnen renderen in een tijd van inflatie:
- Zorg ervoor dat vergoedingen en kosten marktconform zijn.
- Elimineer dubbele dekking.
- Beoordeel je arbeidsvoorwaarden regelmatig opnieuw; ze moeten in de pas lopen met de markt.
- Analyseer het gebruik van arbeidsvoorwaarden, opdat ze voldoende waarde leveren.
- Bestudeer financiële oplossingen zoals multinational pooling en captive insurance om wereldwijd schaalvoordeel te creëren.
- Zorg ervoor dat beslissingen over arbeidsvoorwaarden volgens de regels en met toezicht worden genomen.
Het verzamelen van informatie over vergoedingen en analyseren van gebruik van voorzieningen is al lastig genoeg. Maar hoe bereken je met Excel – dus zonder een digitaal systeem – de geleverde waarde? En hoe zet je ingebruikname af tegen verbetering in gezondheid? De relatie tussen betrokkenheid en personeelsbehoud? Stel je nou eens voor dat je dit wereldwijd op 50 markten moet doen – het wordt al snel een onmogelijke opgave.
Met een digitaal systeem voor arbeidsvoorwaarden profiteer je van een single source of truth met realtime data voor je wereldwijde benefitsprogramma. Zo heb je snel overzicht over belangrijke gegevens zoals kosten, deelnemersprofielen en gebruik van de arbeidsvoorwaarden. Wanneer de benefits worden afgezet tegen belangrijke resultaten en doelstellingen, is de waarde ervan binnen minuten zichtbaar voor de financieel directeur. Bovendien kunnen hr-teams gewapend met data in gesprek met hun leveranciers en tussenpersonen over de effectiviteit van de arbeidsvoorwaarden. Win-win!
Nieuwsgierig naar hoe jullie een digital-first strategie kunnen inpassen om je wereldwijde werknemers een weloverwogen benefits- en totalrewards-strategie te bieden? Klik dan hieronder voor meer informatie over ons platform.
