Of we nu muziek streamen of een film of serie kijken, we hebben niet alleen een hele bibliotheek om uit te kiezen, we kunnen ook kijken en luisteren waar en wanneer we maar willen. Bovendien krijgen we na het luisteren of kijken nieuwe content aangeboden op basis van ons kijk- of luistergedrag. Iedere keer als we inloggen, zien we een gepersonaliseerd dashboard gebaseerd op onze interesses. Waarom zouden we iets anders verwachten als het aankomt op onze arbeidsvoorwaarden?
De meest succesvolle organisaties van dit moment begrijpen hoe belangrijk het is om werknemers passende secundaire arbeidsvoorwaarden te bieden. Al in 2015 liet een enquête van Glassdoor zien dat voor zo’n 60% van de mensen, de aangeboden secundaire arbeidsvoorwaarden een significante rol spelen in het accepteren van een job offer. In 2018 onthulde een rapport van SHRM dat voor maar liefst 92% van de werknemers de aangeboden benefits van invloed zijn op hun algemene werktevredenheid. Daarnaast laten talrijke studies zien dat er een link bestaat tussen de aangeboden secundaire arbeidsvoorwaardenen de betrokkenheid van werknemers. En we weten allemaal wat het betekent om betrokken werknemers te hebben: ze zijn gelukkiger, productiever en gedragen zich sneller als ambassadeurs van hun werkgever. Bovendien, zo bleek al in 2013 uit een onderzoek van Gallup, verhogen betrokken werknemers de productiviteit van je organisatie.
One-size-fits-all is niet meer van deze tijd
Het belang van secundaire arbeidsvoorwaardenen is dus duidelijk, maar de uiteenlopende benefitsvoorkeuren kunnen een uitdaging vormen. De verschillende generaties op de arbeidsmarkt – Baby Boomers, Generatie X, Millenials en Generatie Z – hebben namelijk verschillende wensen. Zo zijn Baby Boomers meer geïnteresseerd in de secundaire arbeidsvoorwaardenen met betrekking tot hun pensioen, terwijl Generatie Z zich liever bezighoudt met secundaire arbeidsvoorwaardenen die gaan over duurzame mobiliteit.
Kortom: met een ‘one-size-fits-all’ pakket red je het niet meer. Op een steeds krapper wordende arbeidsmarkt is het in de ‘War for talent’ bovendien cruciaal om de werknemerservaring te personaliseren. Zeker de nieuwe generaties zijn immers niet anders gewend.
Personaliseer de secundaire arbeidsvoorwaarden
Met een flexibel benefitsmodel geef je jouw werknemers de mogelijkheid om, uit een generiek aanbod, zélf de benefits te kiezen die het beste beste bij de eigen voorkeuren en situatie passen. Zo kan de ene werknemer kiezen voor korting op het openbaar vervoer, terwijl een andere medewerker van hetzelfde budget een fiets koopt. Welke mogelijkheden er ook zijn, flexibele benefits staan gelijk aan vrijheid van keuze, en daarmee laat je jouw (potentiele) werknemer zien dat je hem of haar persoonlijk benadert, support en waardeert.
Belangrijk daarbij is wel dat je de mogelijkheden op een persoonlijke wijze communiceert naar je medewerkers en deze informatie, maar ook het daadwerkelijk maken van de keuze, flexibel toegankelijk maakt. Farmaceutisch bedrijf Merck Sharp & Dohme (MSD) laat een mooi voorbeeld zien. De organisatie gebruikt een benefits management portaal om meer personalisatie en flexibiliteit te verwezenlijken. Isabelle Couquiaud-Schbath, Compensation & Benefits Associate Director bij MSD Frankrijk, legt uit: “We hadden voorheen een hoop informatie op het intranet staan, maar dat was zó veel dat onze werknemers niet wisten waar ze moesten kijken. Nu vinden onze werknemers gefilterde informatie in het Benify portaal. Alleen wat voor hen persoonlijk relevant is, wordt getoond. Naar mijn idee is dat de reden voor het succes van Benify; met het gepersonaliseerde portaal bevredigen we de individuele informatiebehoeften van de werknemers en zijn we geen organisatie meer die gewoon een hele hoop informatie dropt op een webpagina, om het daar maar te hebben staan.”
Het belang van de werkkostenregeling (WKR)
Via de werkkostenregeling (WKR) kunnen werkgevers in Nederland vergoedingen aan werknemers geven zonder dat zij hierover loonheffingen hoeven te betalen. Deze regeling is sinds 2011 ingevoerd met als voornaamste doel om een overzichtelijker systeem voor vergoedingen en verstrekkingen te bieden. Sinds 2015 is het voor werkgevers verplicht de WKR te gebruiken bij het aanbieden van onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers. Het is van belang dat je de secundaire arbeidsvoorwaardenen die je in 2022 in de WKR onder wil brengen, vooraf aanwijst. Zo voorkomt je een eventuele naheffing van de Belastingdienst. In verband met de coronacrisis was de vrije ruimte voor 2020 eenmalig verhoogd naar 3,0%. De werkkostenregeling is in 2022 aangepassed terug van 3% naar 1.7% over de eerste € 400.000,- . Dit verhoogde percentage geldt alleen over de eerste € 400.000,- van de loonsom. Over de rest van de loonsom (boven de € 400.000,-) mag maximaal 1,2% vrije ruimte worden berekend.
En met de nieuwe manier van hybride werken, thuis of op kantoor, kunnen werkgevers in 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding bieden van maximaal 2 euro per dag. Deze vergoeding is om kosten te compenseren die worden gemaakt tijdens het thuiswerken.
Hoe organiseer je flexibele benefits?
Misschien denk je al langer aan het introduceren van flexibele benefits, of ben je door bovenstaande informatie overtuigd van de meerwaarde... Maar hoe ga je dit organiseren zonder jezelf een administratieve nachtmerrie op de hals te halen? Om een verhoging van de druk op HR te voorkomen, en zelfs te verlagen, maakt een stijgend aantal succesvolle bedrijven gebruik van een benefits administratiesysteem. Neem Adecco, die besloot om het Benify benefits administratie systeem te implementeren om de HR administratie te verminderen en de zelfstandigheid van werknemers omtrent hun flexibele benefits te verhogen.
Ter illustratie: naast de reguliere vakantiedagen biedt Adecco haar werknemers in Nederland nog eens 13 extra dagen. Iedere werknemer mag zelf kiezen of hij of zij deze 13 dagen volledig uit laat betalen, voor een deel uit laat betalen of volledig opneemt als extra vakantiedagen. Normaalgesproken nam het verwerken van de individuele voorkeren een hoop tijd in beslag voor zowel de werknemer als werkgever. Via Benify kunnen werknemers nu eenvoudig selecteren wat ze willen doen met die extra vakantiedagen en worden hun voorkeuren automatisch verwerkt.Het digitaliseren van de werkprocessen via het Benify portal, heeft Adecco een significante vermindering in de HR administratie opgeleverd. “Neem de digitale formulieren, voordat we daarmee werkten was er zo ontzettend veel papierwerk”, zegt Niels Kater, HR Analytics & Application Management Specialist bij Adecco Nederland. “Met digitale formulieren kunnen we werken met verplichte velden en kunnen we ervoor zorgen dat veel velden al automatisch worden ingevuld. Dat scheelt een hoop tijd en verbeterd de accuraatheid. Dit alleen al heeft onze administratie enorm verbeterd.”
Wil je meer leren over hoe flexibel belonen werkt? Hoe je de administratie daaromheen reduceert? En hoe je jouw werknemers zelf de regie geeft over hun benefitskeuze? In onze whitepaper, Waarom flexibel belonen en hoe zet je dit effectief in? delen we inzichten en praktische tips! 