Iedereen reageert anders in tijden van onzekerheid en zorgen, ook binnen de werkomgeving. Als werkgever is het daarom essentieel om structuren en routines op te zetten vóórdat het onverwachte gebeurt, en te communiceren op een manier waar werknemers veiligheid en zekerheid aan kunnen ontlenen.
Wanneer al je focus ligt bij hoe de situatie jouw service richting klanten beïnvloedt, of hoe jouw bedrijf zal overkomen in de media, riskeer je jouw werknemers te vergeten. In dit geval toch wel de belangrijkste stakeholders. Jouw bedrijf gezond door een moeilijke periode brengen, is teamwork. HR speelt daarom een cruciale rol.
Vijf tips voor effectieve communicatie met jouw medewerkers in tijden van crisis.
1. Stel een Crisisteam samen
Een moeilijke periode vraagt om goed leiderschap en duidelijke informatie. In zo’n situatie is het verstandig om een kleine groep samen te stellen met sleutelpersonen vanuit management, HR en communicatie. Wees er zeker van dat de groep duidelijke routines opstelt voor besluitvorming en communicatie. Laat ze bijvoorbeeld op vaste, terugkomende tijden bij elkaar komen om nieuwe updates te bespreken. Face-to-face of, wanneer de situatie daar om vraagt, via online tools zoals Zoom en Microsoft Teams.
Zorg ervoor dat iedereen in de organisatie tijdig weet dat alle informatie betreffende de crisis door deze groep zal worden gecommuniceerd, om tegenstrijdige berichten vanuit individuen te voorkomen.
2. Communiceer regelmatig
In de afwezigheid van waarachtige informatie verspreiden speculaties en rumoeren zich snel over de werkvloer en op social media. Organiseer daarom iedere dag terugkomende bijeenkomsten of communicatie rondom dezelfde tijd, zodat werknemers weten wanneer ze updates kunnen verwachten.
Zelfs als er niets nieuws is om te vertellen, is het belangrijk om te communiceren dát er geen nieuwe updates zijn.
Houd iedere update kort zodat werknemers niet worden overladen met informatie en in staat blijven om de belangrijke informatie te absorberen.
Houd ook de timing in het achterhoofd: als het kantoor moet sluiten en werknemers worden geacht om vanuit huis te werken, moet deze informatie worden verspreidt vóórdat de ‘early birds' van huis vertrekken.
Als jouw werknemers voor langere tijd thuis moeten werken, lees dan vooral ook onze vijf tips voor het betrokken houden van thuiswerkers.
3. Gebruik meerdere kanalen
Evalueer de huidige communicatie set-up om er zeker van te zijn dat belangrijke informatie daadwerkelijk alle werknemers kan bereiken, vooral wanneer je met werknemers moet communiceren die niet op kantoor werken. Zorg ervoor dat alle medewerkers updates ontvangen op hetzelfde moment en dat ze toegang hebben tot alle informatie, ongeacht of ze op een kantoor of in een fabriek werken.
Denk voorbij e-mail en intranet en adopteer een ‘mobile first’ benadering. Onderzoek wijst uit dat een gemiddeld persoon zijn of haar mobiel 58 keer per dag oppakt. Met een werknemers-app kun je belangrijke berichten via push notificaties onder de aandacht brengen.
4. Personaliseer je communicatie met video
Video biedt een simpele, effectieve en persoonlijke manier van communiceren. Laat je CEO, of iemand anders in een management of leiderschapsfunctie, een kort videobericht opnemen, dat digitaal naar alle medewerkers kan worden verzonden.
Maak je niet druk over een professionele productie. Het belangrijkste is een kalme en persoonlijke toon. Zo geef je werknemers het idee dat het management bezig is om de situatie zo goed mogelijk op te lossen, en dat geen enkele werknemer wordt vergeten.
5. Vergeet niet te evalueren
Nadat de storm is gaan liggen, is het begrijpelijk dat je de zaken zo snel mogelijk weer wilt hervatten. Vergeet echter niet de tijd te nemen om terug te kijken op de crisissituatie. Wat heeft wel gewerkt? En wat had je beter kunnen doen? Is het je gelukt om alle werknemers efficiënt te bereiken? Of zijn daar nieuwe tools voor nodig? Vraag werknemers en managers naar hun ervaring en gebruik inzichten om de crisismanagementplannen en training te updaten.
Verder lezen? In onze Whitepaper An Employer’s Guide to Effective Communication gaan we dieper in op waarom effectieve communicatie zo belangrijk is en delen we meer van onze inzichten en tips.
Als internationaal HR SaaS bedrijf met duizenden klanten, miljoenen gebruikers en honderden medewerkers wereldwijd, verzamelen we bij Benify een hoop inzichten over het aantrekken, behouden en belonen van je menselijk kapitaal. We zien wat er speelt bij onze klanten, binnen Benify en in de markt en doen onderzoeken onder werknemers en HR managers. Zo ontdekken we trends en zien we wat er nodig is om toekomstbestendig om te gaan met de belangrijkste asset van je organisatie.
Onze inzichten delen we graag. Kun jij daar baat bij hebben? Abonneer je dan hieronder op onze maandelijkse blog-update of volg Benify op LinkedIn.