Reboarding: Hoe je werknemers terug op de werkplek verwelkomt

Laatst bijgewerkt: 2021-08-317 minuten leestijd

Abonneer je op onze blog

Eindelijk, na een lange periode van onzekerheid over leven en werken door de coronavirus pandemie, verwelkomen bedrijven in veel landen hun werknemers weer op de werkplek.

De meeste werkgevers zijn wel vertrouwd met de termen preboarding, onboarding, en offboarding, die de hele employee lifecycle van de werknemer bestrijken. Reboarding is daarentegen een term die, historisch gezien, gebruikt wordt in verband met werknemers die weer aan het werk gaan na ouderschapsverlof of langdurig ziekteverlof. Tegenwoordig verwijst reboarding echter meer naar het terugkeren van werknemers op de werkplek en hen opnieuw vertrouwd maken met niet alleen hun rol maar ook met het beleid van de onderneming in een post-pandemische wereld.

Het is evenwel niet zo eenvoudig als gewoon de deuren openen en weer aan de slag gaan. Alvorens werknemers weer op de werkplek te verwelkomen, is het van essentieel belang dat bedrijven een plan hebben om werknemers te reboarden.

Most_wanted_benefits_2

 

Werk is niet zoals het geweest is

Hoewel veel werknemers naar kantoor terugkeren, zal het niet meer zijn zoals vroeger. Dat wil zeggen dat waarschijnlijk maar weinig organisaties zullen terugkeren naar de situatie van vóór de covid, toen alle werknemers verplicht waren voltijds vanuit kantoor te werken. In plaats daarvan zullen we veel variaties van hybride werkmodellen zien.

Of mensen nu twee of drie dagen per week vanuit kantoor werken of het grootste deel van de tijd thuis, we zullen veel verschillende werkvormen zien. In ons onderzoek onder meer dan 58.000 werknemers in heel Europa zei 59% van de werknemers in Denemarken, 49% in Duitsland, 46% in Frankrijk, 45% in Nederland, 34% in het VK, en 30% in Zweden dat ze in de toekomst graag meer thuis zouden willen werken. De grote meerderheid uit alle landen in het onderzoek geeft aan dat ze ergens tussen de 40-60% van de tijd thuis zouden willen werken.

Bovendien geeft 73% van de Fransen, 69% van de Duitsers, 64% van de Denen, 63% van de Nederlanders,

57% van de Britse en 40% van de Zweedse respondenten aan dat flexibele werktijden uitermate belangijk zijn bij het al dan niet solliciteren op een nieuwe baan of toch bij hun huidige werkgever te blijven.


Voordat je start met reboarden

Bij het voorbereiden van de herintroductie van werknemers op kantoor is het van essentieel belang dat bedrijven hun beleid en richtlijnen hebben bepaald. Is er bijvoorbeeld een stoelindeling? Wat is het beleid van het bedrijf rondom thuiswerken? Wat zijn de regels voor werkmiddelen? Zijn er gezondheidsrichtlijnen waarvan de werknemers op de hoogte moeten zijn, zoals beperkte aantallen toegestaan in vergaderzalen en lunchrooms? Moeten werknemers maskers dragen? Het is essentieel dat je de antwoorden op deze vragen hebt voordat je werknemers gaat reboarden.

Een andere kwestie waarop werkgevers voorbereid moeten zijn is een mogelijke botsing van meningen onder de werknemers over de pandemie zelf. Zoals HR magazine deelt, heeft de pandemie ons allemaal op een andere manier getroffen en uitgedaagd, en iedereen heeft een mening over hoe de dingen aangepakt moeten worden. Daarom moeten bedrijven duidelijk zijn in het communiceren van verwachtingen en beleid op de werkplek.

Één manier om het risico op conflicten tussen werknemers te minimaliseren is het instellen van een raadsman die wordt aangewezen om geschillen op te lossen. Bovendien moeten de werknemers weten tot wie of waar ze zich kunnen wenden als ze vragen of zorgen hebben.

3Ways_positive_workplace

 

Gemengde emoties

Voor velen zijn er gemengde gevoelens over terugkeer naar kantoor. Werkgevers moeten daar bij het uitwerken van hun beleid rekening mee houden. Volgens de American Psychological Association zegt bijna de helft van de Amerikanen (49%) zich ongemakkelijk te voelen over het aanpassen aan interactie in levende lijve als de pandemie eenmaal voorbij is, en 46% zegt zich niet op hun gemak te voelen als ze weer het leven gaan leiden zoals voor de pandemie.

Veel werknemers geven aan bang te zijn dat ze hun evenwicht tussen werk en privéleven en andere thuiswerk-voorrechten zullen verliezen als ze naar kantoor terugkeren. Anderen zeggen zich juist zorgen te maken over de terugkeer naar het kantoorleven en het face-to-face socializen na zo'n lange periode van beperkt contact.

Voor velen zal het ook de eerste keer zijn dat ze hun collega's in levende lijve ontmoeten. Het zijn echter niet alleen deze "nieuwe" werknemers die tijd nodig hebben om zich aan de veranderingen aan te passen. Na zo lang in afzondering gewerkt te hebben, moeten werkgevers voorbereid zijn op een aanpassingsperiode, waarin de werknemers zich aanpassen aan het weer delen van hun werkruimte.

 

Tips voor reboarding

  1. Allereerst moeten werkgevers bij reboarding werknemers op de hoogte brengen van het beleid, de praktijken en de procedures van de onderneming. Verder moeten werkgevers hun werknemers op de hoogte brengen van de routekaartIkon-Future-Of-Work400x400 van het bedrijf, van de koers die het bedrijf vaart, en van het standpunt dat het inneemt ten aanzien van flexibiliteit en werken op afstand.

  2. Hoewel het waarschijnlijk niet nodig is om terugkerende werknemers een rondleiding door het kantoor te geven, tenzij je bedrijf natuurlijk verhuisd is, moet je toch bedenken wat je ervoor moet doen om de werkomstandigheden optimaal te maken. Moeten de bureaus zo opgesteld worden dat er een veilige afstand tussen collega's ontstaat? Moeten vergaderzalen aangepast worden om minder mensen plaats te bieden? Moeten er handreinigers in sanitaire ruimten komen?

  3.  Herstel en versterk een gevoel van cultuur en eenheid. Zorg ervoor dat de werknemers begrijpen hoe ze bijdragen tot het succes van de onderneming. Lees zeker ook dit artikel voor tips over hoe je een positieve werkcultuur kunt opbouwen.

  4. Vraag werknemers wat ze nodig hebben en willen om de overgang soepeler te laten verlopen. Stuur regelmatig enquêtes en vragenlijsten die de werknemers anoniem kunnen beantwoorden. Via enquêtes kunnen werkgevers waardevolle feedback krijgen en ontdekken hoe werknemers zich voelen, hoe ze zich aanpassen aan veranderingen, wat volgens hen goed werkt, en wat beter kan.

  5. Evalueer je employee benefits. Toen we werknemers vroegen in hoeverre ze het ermee eens zijn dat de door hun werkgever aangeboden arbeidsvoorwaarden een afspiegeling zijn van de huidige situatie, verklaarden met uitzondering van Nederland (34%), minder dan 20% in het VK, Denemarken, Duitsland, Zweden en Frankrijk het er sterk mee eens te zijn. Welke arbeidsvoorwaarden zeggen je werknemers dat ze nodig hebben en willen? Welke arbeidsvoorwaarden ondersteunen hun welzijn?   

Download The Future of Work Report voor meer resultaten van ons onderzoek en hulp bij je voorbereiding op morgen.

FUTURE OF WORK REPORT