Remote Onboarding: Hoe verwelkom je nieuwe werknemers vanuit huis?

Hoe geef je nieuwe werknemers het warme welkom dat zij verdienen, wanneer iedereen vanuit huis werkt? 

In deze blog deelt Hannah Steele, Manager Talent Acquisition bij Benify, haar tips over hoe je nieuwe werknemers succesvol onboard op afstand. Ook twee gloednieuwe Benifyers - op afstand gestart - delen hun verhaal! 

3 tips voor succesvolle onboarding op afstand:

1. Digitaliseer meer

Met de digitale tools die vandaag de dag bestaan, kunnen werkgevers hun nieuwe werknemers in staat stellen om specifieke taken te voldoen en meer te leren over het bedrijf, al vóór hun eerste werkdag.

2. Denk verder dan je eigen team

Online ‘Meet en Greet’ mogelijkheden met collega’s in andere teams en verschillende delen van de organisatie helpen jouw nieuwe werknemer om betekenisvolle relaties op te bouwen. Dit biedt hem of haar bovendien een beter inzicht in hoe de organisatie werkt.

3. Gebruik sociale media

Laat je bedrijfscultuur zien op je socialmediakanalen en stimuleer nieuwe werknemers om de posts – oude en nieuwe – te lezen, om zichzelf meer bekend te maken met de cultuur binnen de organisatie.

Een HR expert over de mogelijkheden en uitdagingen van digitale onboarding

Hoe veel mensen zijn er gestart bij Benify sinds de werknemers van Benify vanwege de COVID-19 situatie thuis zijn gaan werken?

Dertig! Sommigen waren nog net op tijd om hun eerste week op kantoor door te brengen, maar de meerderheid heeft de introductie op afstand gedaan.

Welke uitdagingen bracht dit teweeg bij de onboarding?

De grootste uitdaging bij onboarden op afstand is dat nieuwe werknemers niet de persoonlijke, face-to-face, mogelijkheden krijgen om al onze fantastische werknemers te ontmoeten. Ook ontstaan er geen natuurlijke manieren om relaties op te bouwen met collega’s buiten het eigen team.

Werknemers die nieuw zijn en niet de mogelijkheid krijgen om relaties op te bouwen met collega’s, kunnen een gevoel van eenzaamheid ervaren. Werknemers die starten vanuit huis missen bovendien typische interacties die ontstaan bij het koffieapparaat of het elkaar passeren in de kantoorgangen, waarbij je gedag zegt en elkaar makkelijk wat vragen kunt stellen.

Onder een onboarding op afstand lijdt dus de mogelijkheid om relaties op te bouwen, maar tegelijkertijd ook de mogelijkheid om een dieper begrip te krijgen van de organisatie en waar andere collega’s zich mee bezig houden.

Hoe gaat het HR-team van Benify met deze uitdagingen om?

We zijn overgegaan op digitale introductiedagen, die we normaal gesproken op ons hoofdkantoor organiseerden. Via digitale tools zijn we nog steeds in staat om onze interactieve workshops te hosten, waar nieuwe werknemers relaties met elkaar kunnen opbouwen en we er zeker van zijn dat ze een gedegen introductie van Benify krijgen. Daarnaast hebben we online ‘Meet en Greet’ momenten opgezet waar nieuwe werknemers collega’s kunnen ontmoeten uit verschillende delen van de organisatie. Dit wordt gecoördineerd door de directe manager van de nieuwe werknemer.

Om relaties op te bouwen door de hele organisatie daagt ons team iedere vrijdag andere teams uit met een online quiz. Iedere nieuwe werknemer krijgt bovendien een eigen ‘buddy’ en heeft dagelijkse check-ins met het team. We hebben ook een toegewijd (Microsoft) Teams kanaal opgezet om vragen snel te kunnen beantwoorden.

Welke begeleiding hebben managers nodig bij deze nieuwe manier van onboarden?

Binnen HR hebben we gezien dat managers assistentie nodig hebben bij het opstellen van een gestructureerd introductieproces waarin nieuwe werknemers ook de mogelijkheid krijgen om relaties op te bouwen met collega’s.

Veel managers zijn heel goed in het creëren van gedegen introductieplannen waarin nieuwe werknemers de kennis krijgen die nodig is om hun werk te kunnen doen. Ze zijn ook goed in het behouden van een voortdurende dialoog, zelfs op afstand. Wat echter snel over het hoofd kan worden gezien, is met welke andere individuen of teams de nieuwe werknemer een relatie moet opbouwen, die op afstand niet natuurlijk ontstaan. Om ervoor te zorgen dat dit niet wordt vergeten, hebben we dit onderdeel gemaakt van de digitale introductiedagen, waar HR verantwoordelijk voor is. Daarnaast bevelen we managers aan om het buddy-systeem te gebruiken, (Microsoft) Teams kanalen te gebruiken en ‘Meet en Greet’ mogelijkheden te organiseren.

Hoe wordt Benify’s platform gebruikt voor digitale onboarding op afstand?

Benify’s platform is extreem handig voor ons bij het digitaliseren van het introductieproces, onder normale omstandigheden, maar nu we thuiswerken natuurlijk al helemaal. Nieuwe werknemers kunnen bijvoorbeeld inloggen in hun persoonlijke Benify portaal waar ze toegang hebben tot e-learnings en checklists zien van dingen die ze moeten doen tijdens hun eerste dagen. Met behulp van het portaal kunnen we er zeker van zijn dat alle nieuwe werknemers een introductie krijgen van hetzelfde niveau, ongeacht wie hun directe manager is.

Het portaal wordt ook gebruikt voor preboarding. Nieuwe werknemers hebben dan via het Benify portaal toegang tot informatie, nog vóór hun eerste werkdag. De meeste content biedt een basisbegrip van Benify als bedrijf, onze cultuur en historie. Het geeft nieuwe werknemers een vergoot gevoel van veiligheid om deze informatie al voor hun eerste werkdag te ontvangen, zeker ook in tijden waar veel van ons onzeker zijn over de toekomst. Onze bedrijfscultuur introduceren via het portaal wordt nog belangrijker nu het voor nieuwe werknemers niet mogelijk is om de cultuur zelf te ervaren op kantoor.

Welke tips heb je voor andere werkgevers die hun nieuwe werknemers op afstand welkom willen heten…

...vóór hun eerste werkdag?

Als je nog niet hebt gekeken naar hoe je jouw introductieproces kunt digitaliseren, doe dat dan. Ontwikkel en communiceer een duidelijk plan voor de introductie van nieuwe werknemers, bij voorkeur een maand voordat ze starten. Dit geeft een gevoel van zekerheid over wat er gaat gebeuren en wat ze kunnen verwachten. Het is altijd goed om in contact te blijven en een dialoog gaande te houden met nieuwe werknemers gedurende het hele preboarding proces, om een gevoel van betrokkenheid en zekerheid te creëren. Dit verlaagt het risico op ‘dropouts’; werknemers die al vertrekken vóór hun eerste dag. Op een praktisch niveau is het ook belangrijk om te plannen wanneer de werkbenodigdheden zoals een laptop en telefoon worden bezorgd, zodat nieuwe werknemers op tijd de benodigdheden hebben om aan de slag te kunnen.

... zodra ze zijn gestart?

Zodra een nieuwe werknemer is begonnen, is het belangrijk om met dagelijkse check-ins een dialoog te voeren met andere teamleden, zodat de anderen in het team betrokken zijn bij een specifiek deel van de introductie. Met Zoom en andere digitale tools is het ook eenvoudig om digitale introductiedagen te organiseren, als wel ‘Meet en Greet’ momenten met verschillende werknemers uit diverse teams. Het is belangrijk om de onboarding voortdurend op te volgen en bij de nieuwe werknemer(s) na te gaan of ze informatie missen.

Hoe kun je een sterke organisatiecultuur behouden als iedereen thuiswerkt, en ervoor zorgen dat nieuwe werknemers deze cultuur ook ervaren?

Gebruik sociale media, zoals Instagram, Facebook, LinkedIn en jouw Benify portaal als je dat hebt, om je cultuur te laten zien. Bij Benify stimuleren we nieuwe werknemers om onze socialmediakanalen te volgen, waar we continu nieuwe content publiceren, zelfs nu we allemaal op afstand werken. Zo neemt bij ons om de beurt een ander team het Instagram account over, waarop ze hun dagelijkse bezigheden laten zien. We bevelen onze werknemers ook aan om onze blogs te lezen, die hen kunnen inspireren en hen meer kunnen leren over de verschillende onderdelen van onze organisatie en ons product.

Matilda en Alexandra zijn op afstand gestart bij Benify

Alexandra Gryde, Project Manager, en Matilda Dankemeier, Talent Acquisition Coordinator, zijn twee nieuwe Benifyers die enkel een paar dagen in het kantoor hadden vóórdat het besluit werd genomen dat alle Benifyers, waar mogelijk, thuis zouden moeten werken.

Hoe is het om als nieuwe werknemer vanuit huis te werken?

“Het is duidelijk een unieke situatie. Ik ben heel blij dat ik in het verleden al veel vanuit huis heb gewerkt in een soortgelijke rol. Ik weet precies hoe ik mijn dagen en taken moet structureren om productief te kunnen zijn. Ik krijg veel steun van mijn directe manager en de mogelijkheid om ieder moment contact met haar op te nemen. Dit voelt goed, zeker wanneer er iets gebeurt waarvan ik nog niet weet hoe ik het moet oplossen,” zegt Matilda.

“Het is een groot voordeel dat er bij Benify al zoveel werkzaken digitaal zijn, maar ik mis het sociale deel van collega’s om me heen, die mijn spontane vragen kunnen beantwoorden wanneer ik die heb. Meetings met klanten zijn een groot onderdeel van mijn rol. Dat dit nu online gebeurt, maakt het iets moeilijker om persoonlijk contact te maken,” zegt Alexandra. 

Hoe blijf je in contact met je nieuwe collega’s?

“Aan het begin van iedere dag doen we met ons team een ‘check-in’ via Zoom. Eén keer hebben we een gezamenlijke online lunch georganiseerd, waarbij iedereen een kostuum naar keuze droeg. Dat was heel leuk! In (Microsoft) Teams hebben we een open chatkanaal voor iedereen die projectmanagement doet. Daar kun je altijd iemand vinden om mee te chatten als je wilt,” deelt Alexandra.

“De dagelijkse ochtendmeetings met het team zijn tot nu toe erg belangrijk geweest voor mij. De mogelijkheid om elkaar te zien en inzicht te krijgen in wat iedereen aan het doen is, is enorm waardevol en helpt je om je minder alleen te voelen. We eindigen iedere week ook met een ‘wrap up’ waar we proosten met een drankje en Kahoot spelen. Dit creëert ook ruimte om te praten over zaken die niet met werk te maken hebben,” concludeert Matilda.

“Ontwikkel en communiceer
een duidelijk plan voor de introductie
van nieuwe werknemers, bij voorkeur
een maand voordat ze starten. Dit geeft een
gevoel van zekerheid over wat er gaat
gebeuren en wat ze kunnen verwachten."

Hannah Steele, Manager Talent Acquisition Benify

Een positief preboardingproces bepaalt ook de voorwaarden voor het volgende deel van de levenscyclus van de werknemer - onboarding. Wist je dat 73% van de medewerkers die hun onboarding met digitale tools hebben gedaan, zegt tevreden te zijn met hun introductie, tegenover 56% van de medewerkers zonder een digitaal onboardingproces?

Om meer te weten te komen over digitale preboarding, onboarding en offboarding, download vandaag nog onze tips.