Door nieuwe medewerkers een positieve preboarding ervaring te bieden, houd je het enthousiasme en de opwinding hoog vanaf het moment dat de medewerkers hun arbeidsovereenkomst ondertekenen tot het moment dat het eindelijk tijd is voor de eerste werkdag. Een goed doordacht preboardingproces helpt werknemers niet alleen om sneller in hun nieuwe rol te komen, maar geeft werkgevers ook een fantastische kans om hun employer brand te versterken.
Met de juiste hulpmiddelen wordt preboarding eenvoudig. Tegenwoordig worden steeds meer HR-processen gedigitaliseerd. De voordelen zijn duidelijk: minder administratie, verbeterde kwaliteitszekerheid en een soepelere, constante beleving voor HR en werknemers.
In deze post deelt Malin Artvin, HR Specialist en HR Business Partner bij AFA Insurance, hoe zij en haar collega's Benify's technische HR-platform gebruiken om hun preboardingproces te digitaliseren.
Malin, wanneer ben je gestart met preboarding bij AFA Insurance?
We zijn in 2019 intern begonnen met werken aan het project, en in januari 2020 was het geïmplementeerd.
Wat hoopten jullie te bereiken toen je digitaal preboarding introduceerde?
Het doel van het digitaliseren van ons preboardingproces was om het voor onze nieuwe medewerkers gemakkelijker te maken om te starten met hun onboarding voordat ze beginnen. We wilden ook enthousiasme opwekken en een gevoel van trots creëren voordat de medewerkers beginnen.
Omdat het momenteel een kandidaat-gedreven arbeidsmarkt is, is het denkbaar dat een werknemer op het punt staat om een overeenkomst te tekenen, maar plotseling een ander aanbod krijgt van een andere werkgever. Door nog voor de eerste werkdag met de werknemers te communiceren, hopen we dat de werknemers het gevoel hebben dat we een aantrekkelijke werkgever zijn en dat ze het gevoel behouden dat ze een goede beslissing hebben genomen om bij ons te gaan werken.
Kun je jullie preboarding-process kort beschrijven?
Zodra een nieuwe werknemer zijn of haar arbeidsovereenkomst heeft ondertekend, ontvangt de werknemer een e-mail en wordt hij of zij gevraagd in te loggen op het preboarding platform. Op het platform kunnen ze een welkomstvideo bekijken, over enkele van onze arbeidvoorwaarden lezen, bestellingen plaatsen voor specifieke artikelen, onze bedrijfswaarden lezen en nog veel meer.
Drie weken voordat de nieuwe werknemers starten, krijgen ze een e-mail waarin staat dat ze hun lunchkaart kunnen bestellen. Een week voor de start kunnen ze een film bekijken over wat er op hun eerste dag gebeurt.
Wat zijn de grootste voordelen van het aanbieden van digitale preboarding?
Naast dat het makkelijker is voor nieuwe werknemers om hun onboarding eerder te starten en dat het helpt bij het opbouwen van ons employer brand, maakt het de zaken ook eenvoudiger op het gebied van de administratie. Voorheen stuurden we papierwerk naar nieuwe medewerkers en besteedde HR veel tijd aan wat we nu kunnen digitaliseren in het Benify platform.
Hoe zijn de reacties tot nu toe?
We hebben heel veel positieve reacties gekregen van onze nieuwe werknemers. Ze vinden het professioneel, informatief en modern, en het geeft een gevoel van trots.
Hoe en waarom ben je Benify's platform gaan gebruiken voor je preboardingproces?
Toen we de beslissing namen om ons preboardingproces te digitaliseren, wilden we geen eigen oplossing bouwen of een nieuw systeem kopen; we wilden een van onze bestaande systemen gebruiken. We maakten al gebruik van Benify's platform voor het beheer van onze arbeidvoorwaarden, dus toen onze klantmanager bij Benify ons vertelde over de mogelijkheid om preboarding toe te voegen, voelde dat als een natuurlijke stap. Het is ook geweldig voor nieuwe medewerkers om in te loggen en vertrouwd te raken met hun persoonlijke werknemersplatform, want ze zullen er veel gebruik van maken als ze eenmaal bij ons werken.
Hoe hebben jullie je preboardingproces opgebouwd?
Er zijn templates en onderdelen in het platform die we alleen hoefden in te vullen met onze eigen inhoud, zoals teksten, afbeeldingen en video's. We hadden al heel wat materiaal, maar we hebben twee nieuwe video's opgenomen: een welkomstvideo en een video over wat er gebeurt tijdens de eerste dag van een werknemer.
We hebben ook besloten om onze waarden, bedrijfsgeschiedenis, informatie over onze cao's, pensioen, werknemersvereniging en de mogelijkheid om zich direct in te schrijven voor diverse arbeidvoorwaarden in het platform te benadrukken.
Heb je nog tips voor andere werkgevers die digitale preboarding willen introduceren?
Ga aan de slag! Begin zo snel mogelijk aan het digitaliseren van je preboardingproces. Ik ben ervan overtuigd dat in de toekomst digitale preboarding de standaard zal zijn. Het is ook een geweldige kans voor werkgevers om op te vallen, en het hoeft geen groot, gecompliceerd project te zijn.
Als je al gebruik maakt van een Benify platform, praat dan met je client manager over de mogelijkheden die er zijn. Begin dan gewoon met materiaal dat je al hebt in te vullen in de templates, zoals video's, afbeeldingen en materiaal over de waarden van je bedrijf. Je kunt altijd later nog meer informatie toevoegen.
Welke tips heb je voor het maken van een goede preboarding video?
Als je het budget niet hebt om er een professionele videoproductie van te maken, maak dan gewoon zelf de films. Mijn ervaring is dat zelfgemaakte video's, die niet zo zwaar geregisseerd zijn, vaak een authentieker gevoel geven en een betere respons krijgen dan professionele video's. Verzeker jezelf van de hulp van interne hulpbronnen. Een grote succesfactor bij ons was de fantastische samenwerking tussen HR en communicatie.
Heb je nog meer tips met betrekking tot de materialen?
Voeg niet te veel materiaal toe, en vermijd lange teksten. Denk 'mobile-first'. Veel werknemers zullen op het platform inloggen met hun mobiel, daarom wil je de teksten kort houden. Denk ook na over welk gevoel je wil overbrengen, en niet alleen over de informatie die je wil delen.
Heb je soortgelijke processen voor andere stappen in de arbeidscyclus, zoals werknemersbeleving, onboarding en offboarding?
We gaan verder met onze digitale reis en zijn al begonnen met verschillende activiteiten die zich richten op de kandidatenbeleving tijdens de wervingsfase en het onboardingproces.
Een positief preboardingproces bepaalt ook de voorwaarden voor het volgende deel van de levenscyclus van de werknemer - onboarding. Wist je dat 73% van de medewerkers die hun onboarding met digitale tools hebben gedaan, zegt tevreden te zijn met hun introductie, tegenover 56% van de medewerkers zonder een digitaal onboardingproces?
Om meer te weten te komen over digitale preboarding, onboarding en offboarding, download vandaag nog onze tips.
